La science d’un recrutement réussi en contexte de pandémie

Marina Najjar partage 6 leçons apprises sur le terrain à Montréal en 2020.

En temps normal, recruter une cohorte représentative pour une étude sur la santé des populations est difficile; le faire en temps de pandémie l‘est encore plus. Au début de mars 2020, INTERACT se préparait à recruter des participants dans trois villes canadiennes — Vancouver, Saskatoon et Montréal — pour notre étude sur l’impact des changements urbains sur la santé et l’équité. Comme nous tentions d’avoir des données pour mieux répondre à des questions d’équité, nous voulions concentrer nos efforts de recrutement sur les adultes vivant dans des zones défavorisées, et plus précisément, dans les quartiers à risque d’embourgeoisement. Nous avions identifié plusieurs stratégies pour y parvenir, notamment travailler avec les organismes communautaires pour promouvoir l’étude, recruter lors d’événements de quartier, et utiliser des campagnes ciblées sur les réseaux sociaux comme Facebook. Puis la COVID-19 est venue chambouler nos plans. Comment s’adapter aux contraintes imposées par la pandémie? Comment continuer à travailler avec des groupes communautaires locaux, sans compter sur des événements et des interactions en personne?

Après plusieurs mois de recrutement en contexte de pandémie, voici ce que nous avons appris.

1. Bâtissez un réseau solide de partenaires communautaires locaux

Les organismes communautaires qui œuvrent auprès de citoyens sont des personnes de confiance au sein de leur communauté. Ils sont bien placés pour établir des liens entre des participants potentiels et les chercheurs. Les organismes peuvent jouer un rôle clé dans la diffusion de l’information sur l’étude par le biais de canaux auxquels vous n’auriez peut-être pas accès autrement. Ils peuvent également vous aider à formuler un message qui sera percutant auprès des personnes que vous souhaitez recruter.

Commencez en misant sur votre réseau existant. Il peut s’agir de partenaires municipaux, d’utilisateurs des connaissances ou de l’équipe de recherche élargie. Contactez-les et demandez-leur de vous référer aux organisations et aux personnes avec lesquelles ils travaillent et qui pourraient être intéressées à collaborer.

Au fil du temps, vous aurez plus de contacts sur le terrain auxquels vous pourrez présenter l’étude par téléphone ou en appel vidéo pour établir un lien personnel, ou les inviter à participer à un webinaire en groupe. Un webinaire est un bon moyen de rassembler tout le monde, de présenter l’équipe et le programme de recherche. Assurez-vous d’expliquer comment ils peuvent s’impliquer dans l’étude et soyez flexible quant à leurs besoins.

Il est important de renforcer la confiance et les relations réciproques avec les organismes communautaires, c’est-à-dire d’écouter leurs besoins et leurs conseils en tant qu’experts dans leur domaine. Sur quels dossiers travaillent-ils? Quels sont leurs besoins? Comment les données collectées pourraient-elles les aider à accomplir leur mandat?

Astuce: Soyez clair sur ce que vous attendez des organisateurs communautaires. Voulez-vous qu’ils parlent de vous dans leur réseaux et sur leurs médias sociaux? Voulez-vous leurs conseils sur les visuels et le message? Voulez-vous collaborer avec eux? Expliquez clairement comment et pourquoi ils devraient contribuer à l’étude.

2. Rémunérez les membres des organismes communautaires pour leur temps

Une fois qu’un organisme est prêt à collaborer avec vous, identifiez une ou deux personnes au sein de l’organisation qui deviendront le point de contact entre l’équipe de recherche, l’organisme et les citoyens.

La leçon la plus importante ici est de valoriser le temps des organisateurs et de les rémunérer (nous recommandons de payer une allocation ou un salaire horaire). Le calendrier de collaboration doit être établi au préalable et réévalué au fur et à mesure que les objectifs de recrutement sont atteints ou doivent être adaptés.

Astuce: Créez des outils de collaboration accessibles, tels qu’un Google Drive collaboratif, une trousse média partagée, un tableur collaboratif où ils peuvent entrer des notes sur les participants référés. Organisez des réunions hebdomadaires avec eux pour maintenir la communication.

3. Allez à la rencontre virtuelle des communautés en ligne

Vous pouvez également élargir votre cercle en vous appuyant sur les communautés en ligne, surtout en contexte de pandémie. En fonction de votre public cible, recherchez des communautés sur plusieurs plateformes telles que Facebook, Reddit ou Kijiji (ou Craigslist). Envoyez un message aux administrateurs et demandez-leur s’ils peuvent partager l’information sur l’étude pour vous (ou si vous pouvez la publier vous-même). Dans notre cas, nous avons contacté divers groupes de quartiers sur Facebook (vous constaterez que chaque quartier a plusieurs groupes Facebook) ainsi que des groupes de militants.

Vous pouvez également contacter des associations universitaires. Demandez-leur de partager l’étude dans leur réseau et renseignez-vous sur les événements ou réunions en ligne à venir. Une invitation à l’un de ces forums est une excellente occasion de partager des détails sur l’étude et d’entamer une discussion.

Astuce: Recherchez les associations étudiantes sur le site web de chaque université. Elles ont généralement une page web avec une liste d’organisations/associations étudiantes. Si vous ne retrouvez pas leur courriel ou leurs coordonnées, n’hésitez pas à les contacter via leurs réseaux sociaux.

4. Adaptez le matériel de recrutement à votre public cible

Il est important d’adapter les visuels sur les réseaux sociaux aux contextes et publics spécifiques. Par exemple, utilisez des textes et des images propres à chaque quartier. Utilisez des éléments visuels familiers à votre public et des messages inclusifs. Nous avons constaté que les messages concernant des changements urbains en cours qui touchent les riverains (comme le Réseau express métropolitain, grand projet d’infrastructure de transport à Montréal) ont suscité beaucoup d’intérêt et d’engagement sur nos publications Facebook.

Important: Soyez clair sur ce qu’implique la participation à l’étude, c’est-à-dire combien de temps cela prendra, à quoi serviront les données, pourquoi participer, etc. Cette information ne doit pas nécessairement se retrouver dans la publication sur les réseaux sociaux; cependant, elle devrait être claire et visible sur votre site web.

Assurez-vous également d’adapter les visuels et le texte à chaque plateforme. L’espace limité de Twitter et d’Instagram ne permet pas de partager beaucoup de détails sur l’étude; vous devrez donc vous contenter de slogans accrocheurs et d’appels à l’action. Dans le cas de publications sur Facebook, d’affiches ou d’infolettre, vous pouvez aller plus en profondeur sur les objectifs de l’étude et ce qu’implique la participation, l’essentiel étant de diriger les gens vers le site web ou le personnel de recherche (voir point suivant). Dans tous les cas, passez du temps sur vos graphiques pour attirer l’attention.

Astuce: Demandez à vos collaborateurs leurs conseils sur les visuels et les textes. Ils peuvent partager des photos de leur quartier avec vous pour vos publications sur les réseaux sociaux.

5. Personnalisez l’étude : montrez les visages derrière l’étude

L’un des principaux défis de la pandémie était de ne pas pouvoir aller à la rencontre de participants potentiels en personne. Nos seules interactions avec les intéressés se faisaient via le site web ou les médias sociaux, ce qui peut être très impersonnel. Grâce à notre collaboration avec des partenaires communautaires, nous avons pu surmonter cet obstacle. Par exemple, un partenaire communautaire a envoyé une infolettre dédiée à INTERACT décrivant l’étude et présentant le personnel de recherche (avec nos photos, nos courriels et nos numéros de téléphone) pour personnaliser la recherche. Cela a permis aux participants de voir les visages derrière l’étude et de nous contacter directement s’ils avaient des questions. Nous avons aussi ajouté un formulaire Google à l’infolettre afin que les gens puissent s’inscrire et être contactés par la suite pour plus d’information. Ça a été une façon d’interagir virtuellement et de développer une relation à un moment où il est parfois difficile de le faire.

Nous avons également adapté la collecte de données pour permettre aux participants de répondre au questionnaire en ligne par téléphone ou par vidéoconférence avec le personnel de recherche. Cela a donné aux participants le temps de poser des questions tout au long du processus de collecte de données. Bien que seuls quelques participants aient choisi cette option, celle-ci a été utile pour ceux qui n’avaient pas un accès direct à un ordinateur, ou à ceux qui étaient moins à l’aise de répondre à un questionnaire en français ou anglais.

6. Offrez des incitatifs pour encourager la participation

Enfin, nous avons vu à quel point il était important d’offrir des incitatifs aux participants. Les participants courraient la chance de gagner un des prix que nous avons fait tirer au sort à la fin de la période de recrutement. En fait, nous avons remarqué une forte augmentation des inscriptions lorsque nous avons commencé à annoncer nos prix : un ordinateur, des Air Pods, des cartes-cadeaux et une sélection de livres.

Offrir des incitatifs alléchants était un excellent moyen de motiver les participants. À Saskatoon, notre coordonnatrice a fait équipe avec des entreprises locales. Nous avons acheté des cartes-cadeaux dans les commerces de quartier et demandé aux commerçants de partager l’étude sur leurs réseaux sociaux. Nous avons choisi des entreprises qui avaient une présence Instagram importante et dont les produits seraient attrayants pour un large public (par exemple, des beignes!)

Dans l’ensemble, quels défis la pandémie a-t-elle posés?

Les organismes communautaires sont déjà bien occupés. Depuis le début de la pandémie, ils se sont rapidement mobilisés pour fournir les ressources, les outils et l’information nécessaires pour aider les communautés à faire face à la crise sanitaire. Bien que l’idée de collaborer avec une équipe de recherche a toujours été bien reçue, certains organismes n’ont tout simplement pas de temps à consacrer à l’étude.

Comment la pandémie a-t-elle été une opportunité?

Le travail à domicile a permis une plus grande flexibilité pour communiquer avec les organismes. Plusieurs réunions, suivis et appels n’auraient pas été faciles à faire si nous avions tous été au bureau. Grâce à ces réunions, nous avons développé des relations fructueuses avec les organisations communautaires, qui ont mené à de riches sur notre domaine d’étude.

Pour les prochaines vagues de recrutement, nous continuerons à développer notre réseau de partenaires et à contacter les participants avec leur aide et leur expertise. Si vous avez également recruté pendant la pandémie, dites-nous comment vous l’avez fait!

Marina Najjar est la coordonnatrice d’INTERACT à Montréal et mène le recrutement de participants. Elle se consacre à développer des réseaux et tisser des liens avec des partenaires.

INTERACT est une collaboration pancanadienne de scientifiques, d’urbanistes et de citoyens évaluant comment les interventions sur le cadre bâti — comme les pistes cyclables et les infrastructures de transport en commun, le verdissement et les espaces publics — peuvent affecter notre activité physique, notre participation sociale et notre bien-être. Pour en savoir plus, visitez: www.equipeinteract.ca/montreal